9 Eylül 2009 Çarşamba

Gökhan GÖKALP, “İşletmelerde Kriz Yönetimi”




dinamikdenge@gmail.com



İŞLETMELERDE KRİZ YÖNETİMİ


Merhaba sevgili okurlar. ABD`de geçen yıl konut piyasasında başlayan ve Birleşmiş Milletler`in “yüzyılın krizi”, Uluslararası Para Fonunun (IMF) ise “dünya ekonomisinin 1930`lardan bu yana karşılaştığı en tehlikeli finansal şok” olarak nitelendirdiği küresel finansal kriz, dünya gündeminin en önemli maddesi olmayı sürdürüyor. Bunun doğal sonucu olarak bireyler ve kurumlar da bu durumdan olumsuz olarak etkileniyor.

Bu yazımda, işletmelerin söz konusu kriz sürecinde nasıl yönetilmeleri ve/veya kriz sürecini nasıl yönetmeleri gerektiğine dair çeşitli yöntemleri 1994, 2000 ve 2001 kriz süreçlerini yine çeşitli firmalarda üst yönetici pozisyonda çalışarak yaşayan 20 yıla yakın deneyim sahibi biri olarak dilim döndüğünce ve gücüm yettiğince anlatmaya çalışacağım.

Kriz sürecini aşmanın olmazsa olmaz ilk koşulu işletmelerde “genel bir sistemin” kurulmasından geçmektedir. Genel bir sistem, bir yandan işletmenin her departmanını kapsayacak ve departmanlar arası ilişkileri belirleyecek, diğer yandan işletmeye yeni kavramlar, yeni yapılar kazandıracak geniş anlamda bir yönetim sistemidir.

Geniş anlamda bir yönetim sisteminden kastettiğim ise işletmelerin ister yeni bir bilgi işlem yapılanması seçeneğini tercih etsin, isterse tüm ihtiyaçları karşılayabilecek potansiyeli bulunmak kaydıyla mevcut bilgi işlem yapılanması içerisinde kalsın, içine kalite sistemlerini de alan ama onun çok üzerinde, hem reel hem de parasal tüm kıymetlerin bağımsız ve/veya biribirileriyle olan etkileşimlerini analiz eden, tahmin eden, planlayan ve sınıflayan kısacası tüm olguları ölçülebilir bir duruma getiren bir yapılanmanın oluşturulmasıdır.

Öyleyse yeni oluşturulacak geniş anlamda bir yönetim sistemi; işletmenin organizasyon yapısını, bu yapılanmada yer alan bireylerin görev ve sorumluluklarının belirlenmesini, organizasyona tabi tüm birimlerin kendi içlerinde ve kendi aralarında senkronize olarak hareket etmelerini sağlamanın yanı sıra, maliyet, verimlilik, karlılık, finans, yatırım, yönetim, denetim, analiz, bütçeleme, ar ge, raporlama, inceleme, proje ve süreç yönetimi, kurumsallaşma, eğitim vb olgular ile toplantı yapma ve karar alma, iç ve dış yazışma, mali kayıtların işlenmesi, iç ve dış mutabakat ve yönetimin bilgilendirilmesi, performans ve verimlilik ölçme, iş analizleri, çağdaş insan kaynakları yönetimi vb alt sistemleri de kapsamına almalıdır.

İç pazara ve/veya dış pazara yönelik faaliyet yapan imalat ve hizmet işletmeleri ile ticari işletmelerde yönetim, üretim ve hizmet birimlerinin tamamına dönük olan öyle bir işletme yapılanmasından söz ediyorum ki söz konusu yapılanmanın yukarıda söz ettiğim adeta şirket anayasası niteliğinde olan şekli kısmı tamamlandıktan sonra uygulama kısmının da aşağıda söz ettiğim faaliyetleri ve unsurlara da içine alması gerekmektedir:

- Bilgili, çalışkan, eğitimli, araştırmacı ve yenilikçilik odaklı insan faktörüne önem veren,
- Bilimsel bilgiden ve modern teknolojinin sunduğu olanaklardan faydalanan, ar ge çalışmalarına gereken önemi atfeden, yönetici ve çalışanlarına eğitim ve bilgi edinme olanakları sunan ve birer bilgi bireyi olmalarını hedefleyen, onların motivasyonlarını yükselten ve ekip ruhu içerisinde liderliklerini öne çıkaracakları fırsatları tanıyan,
- Modern ve çağdaş işletmecilik prensiplerine uygun olarak üretim ve yönetim sistemlerini yeniden oluşturan ve faaliyetlerini bu prensipler ışığında sürdüren, etkin bir verimlilik, karlılık, maliyet ve kaynak yönetimini dengeli bir şekilde gerçekleştirmede, bilimsel metotlar, işletme koşulları ve piyasa koşullarını dikkate alan,
- Kaynak israflarını ve verimsizlik maliyetlerini kesin ve net olarak ölçen ve buna yol açan sebepleri ve bu sebeplere bağlı verimsizlik maliyeti tutarlarını belirleyerek ortadan kaldıran,
- Mal ve hizmet alım maliyeti ve satış hasılatı ile üretim işletmelerinde Üretim–Maliyet, Satış–Hasılat, Hasılat–Maliyet süreçleri ile işgücü, makinalar, enerji ve masraf merkezlerindeki işletme faaliyetlerinin verimlilik süreçleri ile firma dengesinin analizlerini gerçekleştiren,
- Rasyonel bir döner ve duran varlık ile öz kaynak ve borç yönetimi işlevlerini gerçekleştirmek suretiyle kaynak kullanım dengesini kuran, kollektif aklı tercih eden, tüm faaliyetlerini sistemleştirerek kurumsallaşmayı sağlayan ve mesleki uzmanlaşma ile yönetsel bilgi ve beceriyi artıran,
- Tedarikçi ve müşteri firmaları da endirekt olarak disipline etmesi yönüyle dış fayda sağlayan,
- Öz kaynak ağırlıklı reel büyüme stratejileri geliştiren, üretim işletmelerinde üretim tesisatını yıpratmadan, üretim, hizmet ve alım satım işletmelerinde mevcut dağınık talebi toplam arza eşitleyerek faaliyetlerin gerçekleştirilmesine olanak veren bilimsel nitelikte, uygulamaya dönük, pratik ve esnek bütçe teknikleri uygulayan,
- Firma dengelerini ekonometrik modeller kullanarak her bir mamul, ticari mal ve hizmet türü için ayrı ayrı kurabilen, Maksimum kar tutarını sağlayan mal ve hizmet üretimi ve satış miktarları ile mevcut kapasite ve talep koşullarında toplam maliyet tutarını minimum yapan ve toplam gelir tutarını maksimum yapan mal ve hizmet üretimi ile satış miktarlarını tam ve doğru olarak hesaplayan,
- Üretim işletmelerinde en yüksek verimlilik noktasını sağlayan direkt işçilik saati ile üretim ve satış miktarını net olarak belirleyen, üretim, hizmet ve ticari işletmelerde maliyetlerini kurtarması gereken 1. başa baş noktası ile zarar etmeye başladığı için mal alım satım veya mamul ve hizmet üretim hacmini artık artırmaması gereken 2. başa baş noktasını tespit eden, böylelikle kullanılabilir fon tutarını artıran ve böylelikle net pozitif yatırım düzeyini yükselten,
- En az stokla veya stoksuz (ihtiyat seviyeleri hariç) bir ticaret ve üretim politikası uygulayan, üretim işletmelerinde değişik kapasite kullanım oranlarına, ticaret ve hizmet işletmelerinde değişik alım satım hacmine karşılık gelen birim fiyat, birim maliyet, toplam hasılat, toplam maliyet, verimlilik, sabit ve değişken maliyet tutarlarını tam olarak belirlemek suretiyle hedef karlılık ve verimlilik artışını gerçekleştirmek maksadıyla toplam alım, satım, mamul ve hizmet üretim kapasitesi ayarlamalarını gerçekçi olarak tespit eden,
- Reel ve nominal büyüme hızlarını hesaplayarak, büyümede ki borçlanma ve öz kaynak payını ve bunların kaynak maliyetlerini net olarak ölçen, üretim işletmelerinde meydana gelen makine duruşlarının sebepleri ve sürelerine ilişkin bilgiler ile bu duruşların maliyet ve verimlilik üzerindeki etkilerini belirleyen, üretim ünitelerine ait gider yerleri arasında hammadde, malzeme, işgücü, enerji ve üretim giderlerinin girdi çıktı analizlerini gerçekleştiren,
- Üretilen, satılan ve stoğa alınan ürünler ile satın alınıp satılan ticari mal ve hizmetlerin ünite başına sınai ve ticari maliyetlerini net ve doğru olarak bilen, ihracat, pazarlama ve satış stratejilerinde, vade, tahsilat ve teslimat koşulları, fiyatlandırma, bayii ve müşteri politikaları, promosyon, fuar, ilan ve reklam faaliyetleri vb. revize edebilen, muhtelif riskleri kontrol edilebilir hale getiren, öngörülemeyen zarar kalemlerini azaltan ve kör noktalara hakim olmaya ve markalaşmaya başlayan,
- Dış ve iç talep esnekliklerini kesin olarak ölçen ve böylelikle hasılat hedeflemesi yapan, kalite ve verimliliği sağlayarak verimsizlik ve israf maliyetlerini minimuma indirmek suretiyle ortalama maliyetlerini düşüren ve içte ve dışta rekabet yapısını, firma ve marka değerini güçlendirmiş olan,

İşletmeler geçen süreç içerisinde her bakımdan güçlü bir duruma gelecek ve rakiplerine göre yüksek pazar paylarına ulaşacaklardır.


Şimdi ise tecrübelerimizden birkaç somut öneri de bulunalım:

Hep birlikte düşünelim: Belli bir üretim kapasitesi bulunan hangi işletme hangi üretim düzeyinde ne kadar değişken ve sabit giderlerinin oluştuğunu ve bunların üretilen miktar başına tutarlarını bilmek istemez ki? Çünkü hangi kapasite kullanım oranında en fazla kar edebileceğini baştan bilmek piyasada hele bu kriz ortamında pek çok avantajı kendisine sağlayacaktır.

Yani şunu demek istiyorum: Üretim işletmeleri ve ticari işletmelerde genellikle; üretilen (satın alınan) malın toplam ve adet başına maliyetleri, satılan malın toplam ve adet başına maliyetleri, stokta kalan malın toplam ve adet başına maliyetleri, farklı oluşmaktadır. Bunların ayrıntılı ve analitik olarak bilmenin sağlayacağı faydaları göz ardı etmemiz mümkün değildir. Firmaların değişik kapasite kullanım oranlarına karşılık gelen birim fiyat, birim maliyet, toplam hasılat, toplam maliyet, verimlilik, sabit ve değişken maliyet tutarlarının aylık bazda tam olarak belirlenip raporlanması ve söz konusu veriler ışığında hedef karlılık artışını gerçekleştirmek maksadıyla toplam üretim ve/veya ticaret kapasitesi ve satış hacminde birtakım ayarlamalar yapılması böylelikle daha da kolaylaşacaktır. Hizmet işletmelerinde de durum aynıdır.

Bu durum aynı zamanda; İşletmeniz üretim işletmesi ise boşa giden ve israf edilen DİS (Direkt İşçilik saati)’i, üretim, hizmet ve alım satım işletmesi ise alım satım, üretim ve hizmet maliyetini oluşturan masraflarınızı düşürecektir. İşletmenizdeki üretim tesisatını yıpratmadan ve fazla mesai, atıl kapasite ve fazla işgücü maliyetlerine katlanmadan da üretim, alım satım ve hizmet yapabilmenize olanak sağlayacaktır. Üretim ve alım satım işletmelerinde en az stokla veya stoksuz (ihtiyat seviyeleri hariç) bir üretim politikası uygulamak ve likit fonlar oluşturmak mümkün olacaktır.

Yapılacak üretim, alım satım veya hizmet sistemi planlamasından sonra, gerek üretim, alım satım veya hizmet planları ve gerekse maliyet ile tedarik planlarının kolaylıkla ve kaynaklarınızın yanlış kullanımına yol açmadan yapılabilmesi imkan dahilindedir. Firmanızın mevcut ölçeğini ve ölçek değiştiğinde değişken ve sabit maliyetlerinizde ne gibi değişiklikler meydana geldiğini bilmenizin, size piyasada ne tür avantajlar sağlayabileceğini hayal edebiliyor musunuz?

Belli bir üretim, alım satım veya hizmet kapasitesi bulunan işletmenizde; mevcut kapasitenin fiziki sınırlarına yaklaşıldığında maliyetlerin hasılatları aşması normal kabul edilebilen bir durum ise de mevcut kapasitenin fiziki sınırlarına gelmeden çok önce maliyetler hasılatları aşıyorsa firmanızda büyük bir verimsizlik ve israf maliyeti ile karşı karşıyasınız demektir. Yani sizin işletmenizde maliyetlerinizdeki hızlı yükseliş, toplam değişken maliyetlerinizi hızla yukarıya çekiyordur. Bizim firmalarımızın çoğunda rastlanılan durum da budur. Artan maliyetler içerisinde değişken maliyetler çoğu zaman üretim artış hızının üstünde arttıkları gibi azaldıkça da azalış göstermezler. İşte firmalarda mühim olan da ortalama değişken maliyetleri düşürmektir. Tılsım burada yatar. Sabit maliyetleri düşürmek nispeten daha kolaydır.

Unutmamak gerekir ki mal ve hizmet üretimi veya mal satın alım satımı değişken giderleri yanında mal ve hizmet üretimi veya alım satımı sabit giderleri varken; idari, satış, ihracat ve finansman giderlerinde de değişken ve sabit unsurlar bulunmaktadır. Kapasite planlaması yapılırken bu hususların göz önünde bulundurulmaları gerekmektedir.

Belli bir kapasitesi bulunan her işletmede, belli faaliyet hacminde ortalama maliyet minimumu gerçekleşir. Ancak her zaman bu minimum noktadaki faaliyet hacmi gerçek optimal kapasite noktasına karşılık gelen faaliyet hacmi olmayabilir. Gerçek optimal kapasite noktasına karşılık gelen faaliyet hacmi ortalama maliyet minimumunu daha aşağıda gerçekleştiren bir faaliyet hacmidir ki bu nokta ancak işletmelerin israf ve verimsizlik maliyetlerini ortadan kaldırılmalarıyla net olarak belirlenebilir.Böylelikle, aynı kapasite kullanım oranında daha düşük ortalama maliyet ile üretimde optimizasyon yakalanmış olacaktır. Yeter ki toplam kaliteden ödün verilmemiş olsun…

İşletmelerde faaliyet dönemi içerisinde faaliyet hacimleri dalgalanabilir. Kriz ortamı, iç ve dış ekonomik ve siyasi gelişmeler, hükümetlerin uyguladığı maliye ve para politikaları, mevsimlik veya başka nedenlerle ortaya çıkan yurt içi ve yurt dışı talep değişimleri, işletme içi ve dışı faktörler, müşteri tercihlerinin değişmesi, yoğun rekabet ortamı, fiyatlandırma ve pazarlama politikaları ile üretim ve stok politikalarında yapılan değişiklikler vb. çeşitli etkiler nedeniyle üretim miktarlarında görülen bu farklılıklar, işletmelerde özellikle ortalama değişken maliyetlerin seyrini değiştirebilecek boyutlarda olabilir. Bu gelişme ise sonuçta, bu tip maliyetlerin etkin bir biçimde kontrol altına alınmasını gerekli kılar. İşletmelerde teknoloji ve yatırım sabitken, faaliyet dönemi içerisinde faaliyet hacminin aniden yükselmesi veya düşmesi, ortalama değişken maliyetleri olağan yörüngelerinden çıkarabilir.

Yukarıda saymaya çalıştığımız nedenlerden ötürü faaliyet hacimleri büyük ve sık dalgalanmalar gösteren işletmelerde gördüğümüz, sistemsizlik nedeniyle hiçbir zaman ortalama değişken maliyetlerin (miktar başına orantılı artması ve azalması gereken maliyetlerin) sabit tutulamadığı ve toplam maliyetlerde istikrar olmadığı yönündedir. Bu bakımdan bu tip işletmeler için şunu öneriyorum: vakit geçirmeden sistemlerini kursunlar ve böyle bir analiz çalışması yaparken sistemin ölçtüğü değerleri dikkate alarak sabit ve değişken gider ayırımını yapsınlar.Böylelikle bazı değişken gider unsurlarının sabitlerin arasında ve bazı sabit gider unsurlarının değişkenler arasında değerlendirilme riskini sıfıra indirsinler. Eğer bunu yapmazlar ise işletmelerde bu kriz ortamında kara geçiş analizlerinin, üretim ve stok planlamalarının ve bütçeleme çalışmalarının yanlış yapılmasına sebebiyet vererek kaynakların zayi edilmesine ve en azından kaynak kullanım dengesinin etkin kullanılmamasına yol açabilirler.

Bu sistemleşme faaliyetlerinin ve kurulacak sistemlerin denetimi ve uygulama sonuçlarının yararları sayılamayacak kadar fazladır. Nispeten verdiğimiz birkaç örnekte de bu faydalar kısmen anlatılmaya çalışılmıştır. Birkaç örnek daha vermek her halde konuyu daha da anlamlı ve anlaşılır hale getirecektir kanaatindeyim. Şöyle ki;

Oluşturduğunuz fon kaynaklarınızın hangi kalemlerde kullanıldığını ayrıntılı olarak bilmenin size neler kazandırabileceği ortadadır. Net işletme sermayesi açığı veya fazlalıklarını tam olarak ölçmek, bu açık ve fazlalıklara yol açan etmenleri ortadan kaldırmak, böylece işletmenizde doğru değerlendirilmeyen 1 TL dahi kalmamasını sağlamak, memnuniyet verici finansal sonuçlar doğuracaktır. Kısa, orta ve uzun dönemli firma dengenizi kurarak atıl kapasitenizi ve verimsizliğin maliyetini TL olarak her dönem belirlemek ve kısa sürede ortadan kaldırmak mümkündür. Esnek bütçe sistemine dayalı mal veya hizmet üretim satış veya alım satım dengesinin kurulmasını ve kar azamileştirmesini gerçekleştirmeyi başarmak da bu bağlamda imkan dahilindedir.

Öte yandan işletmenizin gerçek kaynak maliyetini dönemsel olarak yüzde ve tutar cinsinden gerçekçi bir biçimde tespit etmek ve banka, hazine bonosu ve tahvil faizleriyle, enflasyon oranı ve döviz kurlarıyla karşılaştırmalar yaparak fırsat maliyetlerinizi ortaya çıkarmak kolaylaşacaktır. Firmanızın kısa vadeli borç ödeme gücünü nasıl sağlayacağını ve bunu nasıl sürekli hale getirebileceğini öğrenmek sizin elinizde… İşletme faaliyetlerinizin raporlanması hemen her konuda akılcı tedbirler alınmasını kolaylaştıracaktır. Varlık ve kaynak yapısının, birtakım analizlere tabi tutularak firmanızı en etkili biçimde yönetmek zor olmayacaktır. İşletmenizde yapılacak teknik analiz sonucu, israf ve verimsizlik noktalarının ve bunların parasal karşılıklarının tespiti ve raporlanması belirsizliği azaltacaktır. Firmanızın aktif pasif, gelir gider, maliyet, verimlilik, karlılık, yatırım ve finansal teknik yapılarının dönemsel ve gerçekçi olarak belirlenmesi, mukayese edilmesi ve bütün bu hususların raporlanması daha güvenli, daha huzurlu,daha hızlı ve doğru karar alabilen bir yönetim anlayışını otomatiman getirecektir.

Faaliyetlerinizin sistematize edilmesiyle Firmanızda üretim, satış ve stok maliyetleriyle beraber, bundan böyle ünite veya departman maliyetlerinizi de görerek performans değerlendirmesi yapmak gündeme gelecektir. Firmanızın talep haritasının ortaya çıkarılarak, aylık bazda düzensiz ve öngörüsüz faaliyet yerine, kaynak kayıplarını en aza indirerek maliyet avantajı meydana getiren, esnek üretim ve satış planlarının yürürlüğe girmesiyle karınızı artırmak kolaylaşacaktır.

Firmanızda, borçlarınızı hangi tarzda ödeyebileceğinizi, yeniden ne şekilde borçlanacağınızı, mal ve hizmet alımı karşılığı borçlanma dışında hangi koşullarda borçlanmanız gerektiğini veya borçlanıp borçlanmamanız gerektiğini, kısacası etkin bir borç idaresi sistemiyle borç çevirme hızınızı nasıl artırabileceğinizi, piyasa etkenlerinden biri olan fiyat değişimlerinin, firmanızın varlık ve kaynak yapısına olan etkilerinin giderilerek net durumunuzu ay sonları itibariyle izlemeniz cazip hale gelecektir.

Sistemin bir ürünü olan kar hedeflemesi nasıl yapılır ve bu hedefe nasıl yakınlaşılır, tatbik edeceksiniz. Satış iadelerinin ve bunların maliyetleri ile adetlerinin sistematik bir biçimde takibinin ve raporlanmasının yapılabileceğini ve söz konusu iadelerin nedenlerinin tespit edilebileceğini ve azaltılması için ne gibi önlemler alınabileceğini önceden tespit edebileceksiniz. Aktif karlılığınızı, öz sermaye karınızı, brüt karınızı, faaliyet karınızı, net karınızı, net işletme sermayenizi ve bu unsurlarda meydana gelecek değişimleri ve bunların nedenlerini de tespit edebileceksiniz.

Sevgili okurlar yararları saymakla bitmeyecek olan sistemleşme olgusunun önemini kavramak için gerek az gelişmiş ülkelerin birinde, gerek gelişmiş ülkelerin birinde ve hatta gerekse fakir ülkelerin birinde, her hangi bir coğrafi alanda rastladığınız bir arı kovanını ve bu kovanın içinde ve dışında yaşananları gözlemleyiniz. Neler neler göreceksiniz…

Sevgiyle kalın…



Gökhan GÖKALP
Platformist